Typische Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung – und wie man sie vermeidet

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört zu den administrativen Bereichen mit dem höchsten Risikopotenzial in einem Unternehmen. Bereits ein einzelner Fehler kann nicht nur finanzielle Folgen haben, sondern auch arbeitsrechtliche Streitigkeiten, Steuerprüfungen und einen Vertrauensverlust bei den Mitarbeitenden nach sich ziehen.

In diesem Artikel stellen wir die häufigsten Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung vor und zeigen, wie diese durch vorausschauendes Handeln vermieden werden können.

Warum ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung ein besonders sensibles Thema?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung betrifft gleichzeitig:

• das Steuerwesen,
• die Sozialversicherung,
• das Arbeitsrecht,
• personenbezogene (sensible) Daten.

Darüber hinaus wirken sich Fehler direkt auf die Mitarbeitenden aus, sodass sie schnell sichtbar werden und sich nur selten unbemerkt korrigieren lassen.

Typische Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Fehlerhafte oder unvollständige Verwaltung von Beschäftigungsverhältnissen

Zu den häufigsten Problemen zählt die fehlerhafte Handhabung von Beschäftigungsverhältnissen, beispielsweise:

• falsche Vertrags- bzw. Beschäftigungsart (Arbeitsverhältnis statt freier Mitarbeit oder umgekehrt),
• fehlerhaft erfasste Teilzeitbeschäftigung,
• falsche Angabe von Eintritts- oder Austrittsdatum,
• Nichtberücksichtigung von Probezeiten oder befristeten Arbeitsverträgen.

Folge: Rechtswidrige Beschäftigung, Differenzen bei Sozialversicherungsbeiträgen und arbeitsrechtliche Sanktionen.

Fehlerhafte Abrechnung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten

Mängel in der Arbeitszeiterfassung führen häufig zu Fehlern in der Lohnabrechnung, etwa durch:

• falsche Berechnung von Überstunden,
• Verwechslung von Urlaub, krankheitsbedingter Abwesenheit und Krankengeld,
• fehlerhafte Berechnung des Entgelts bei Abwesenheiten,
• Nichtberücksichtigung von Zuschlägen.

Folge: Unter- oder Überzahlungen, Beschwerden von Mitarbeitenden und arbeitsrechtliche Konflikte.

Falsche Behandlung von Zusatzleistungen und Cafeteria-Systemen

Die Abrechnung von freiwilligen Arbeitgeberleistungen und Zusatzvergütungen ist besonders komplex. Häufige Fehler sind:

• falsche steuerliche Behandlung,
• Verbuchung im falschen Abrechnungsmonat,
• fehlerhafte sozialversicherungsrechtliche Behandlung,
• Nichtberücksichtigung von Sachbezügen.

Folge: Steuerliche Risiken, nachträgliche Korrekturen und Bußgelder.

Unzureichende Berücksichtigung gesetzlicher Änderungen

Vorschriften im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung ändern sich regelmäßig, beispielsweise hinsichtlich:

• Mindestlohnregelungen,
• Steuer- und Beitragssätzen,
• Voraussetzungen für Steuervergünstigungen,
• arbeitsrechtlichen Bestimmungen.

Werden diese Änderungen nicht rechtzeitig in die Abrechnungspraxis übernommen, können sich Fehler unbemerkt ansammeln.

Mangelhafte Dokumentation und Kontrolle

Viele Probleme entstehen nicht durch die eigentliche Berechnung, sondern durch unzureichende Dokumentation, beispielsweise:

• fehlende Arbeitsverträge oder Vertragsänderungen,
• nicht dokumentierte Entscheidungen über Zusatzleistungen,
• fehlende Kontrollschritte vor dem Lohnlauf.

Dies stellt insbesondere bei Audits oder behördlichen Prüfungen ein erhebliches Risiko dar.

Wie lassen sich Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung vermeiden?

Zu den wichtigsten Präventionsmaßnahmen gehören:

• die kontinuierliche Verfolgung gesetzlicher Änderungen,
• die Pflege korrekter HR- und Abrechnungsdaten,
• standardisierte Prozesse,
• die Einrichtung von Kontrollmechanismen,
• die Einbindung erfahrener Lohn- und Gehaltsexperten.

Die Qualität der Lohn- und Gehaltsabrechnung hängt nicht allein von der eingesetzten Software ab, sondern vor allem von der fachlichen Kontrolle und Expertise.

Ein Großteil der Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung lässt sich vermeiden, wenn Unternehmen diesem Bereich die nötige Aufmerksamkeit schenken. Eine präzise Abrechnung ist nicht nur eine Frage der gesetzlichen Compliance, sondern auch eine wesentliche Voraussetzung für das Vertrauen der Mitarbeitenden und einen stabilen Geschäftsbetrieb.

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Q&A

❓ Welche Fehler treten in der Lohn- und Gehaltsabrechnung am häufigsten auf?

Fehler bei der Verwaltung von Beschäftigungsverhältnissen, falsche Arbeitszeitabrechnungen, fehlerhaft behandelte Zusatzleistungen sowie die Anwendung veralteter gesetzlicher Regelungen.

❓ Welche Folgen kann ein Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung haben?

Steuernachzahlungen, Bußgelder, arbeitsrechtliche Streitigkeiten und ein Verlust des Vertrauens der Mitarbeitenden.

❓ Wer trägt die Verantwortung für Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Die Verantwortung liegt grundsätzlich beim Arbeitgeber – auch dann, wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen externen Dienstleister ausgelagert wurde.

❓ Wie können Risiken in der Lohn- und Gehaltsabrechnung reduziert werden?

Durch aktuelles Fachwissen zu gesetzlichen Vorschriften, eine präzise Datenpflege, wirksame Kontrollmechanismen und die Unterstützung durch erfahrene Fachkräfte.

❓ Wann lohnt sich die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Wenn die Zahl der Mitarbeitenden wächst, komplexe Vergütungs- und Benefitsysteme bestehen oder internationale Sachverhalte berücksichtigt werden müssen.