Segmentierung im Lichte der neuen Verrechnungspreisverordnung

Eine der wesentlichen Änderungen der neuen, ab 2026 verpflichtend anzuwendenden Verrechnungspreisverordnung sind die verschärften Anforderungen an die Segmentierung. Während die Fachwelt den Fokus auf die Erleichterungen legt – insbesondere auf die Erhöhung der Wertgrenzen und die damit verbundenen Vereinfachungen bei den Dokumentationsanforderungen –, zeigt die tägliche Beratungspraxis, dass Mandanten die Auswirkungen der Änderungen anders wahrnehmen. Die praktische Umsetzung der Segmentierung stellt für viele Unternehmen eine erhebliche Herausforderung dar, sodass sie eine gestiegene Compliance-Belastung empfinden.

Dies gilt insbesondere für das Steuerjahr 2025, das als Übergangsjahr gleichzeitig Compliance-Risiken aus der Anwendung sowohl der alten als auch der neuen Regelungen birgt.

Die Rolle der Segmentierung bei der Verrechnungspreis-Compliance

Ziel der Segmentierung ist es, die wirtschaftlichen Ergebnisse verbundener Transaktionen getrennt und funktional eindeutig darzustellen. Dabei handelt es sich nicht lediglich um eine Frage der Dokumentation, da die Segmentierung die Grundlage bildet für

• der Benchmark-Analyse,
• der Berechnung der Profitabilitätskennzahlen sowie
• der Daten aus der Verrechnungspreis-Datenerhebung (ATP).

Die neue Verrechnungspreisverordnung bewegt sich eindeutig weg von einem aggregierten Ansatz auf Unternehmensebene hin zu einer Ergebnismessung auf Ebene einzelner Transaktionen oder zumindest einzelner Geschäftsaktivitäten. Dies bedeutet, dass die wirtschaftlichen Auswirkungen einzelner verbundener Transaktionen nicht mehr pauschal „als Ganzes“ betrachtet werden können.

Es ist hervorzuheben, dass die Anforderungen der NAV an die Segmentierung keineswegs vollständig neu sind. Bereits in früheren Steuerprüfungen stellte sich regelmäßig die Frage, ob das Ergebnis der getesteten Partei tatsächlich den relevanten verbundenen Transaktionen zugeordnet werden konnte und ob die dargestellte Profitabilität nicht Aktivitäten mit unterschiedlichen Funktionsprofilen miteinander vermischte. Eine wiederkehrende Feststellung war dabei, dass Umsatzerlöse in der Regel den relevanten Transaktionen zugeordnet werden konnten, während die Kostenzuordnung häufig auf ad hoc vorgenommenen, nicht dokumentierten oder im Jahresverlauf geänderten Allokationsschlüsseln beruhte. Dies führte dazu, dass das segmentierte Ergebnis nicht reproduzierbar war.

Die Neuerung besteht daher nicht im grundlegenden Ansatz selbst, sondern darin, dass die Verordnung eine sachgerechte Aufteilung und deren Nachweis ausdrücklich als Compliance-Anforderung festschreibt. Was bislang lediglich als „gute Praxis“ oder als umstrittene Erwartung galt, wird ab 2026 – und aufgrund der Übergangsregelungen für 2025 bereits heute – zu einem Kernthema der Konsistenz zwischen Verrechnungspreisdokumentation und ATP-Daten.

Wie gestaltet sich eine sachgerechte Segmentierung nach der Verrechnungspreisverordnung?

Nach der neuen Regelung stellt die Segmentierung ein zentrales Element der Verrechnungspreisanalyse dar. Sowohl der Gesetzgeber als auch die Verwaltungspraxis der NAV gehen davon aus, dass nur eine wirtschaftliche Einheit belastbar untersucht werden kann, die auch im Rahmen eines Fremdvergleichs für sich genommen als eigenständige Einheit sinnvoll betrachtet werden könnte.

Das bedeutet:

• Das ausgewiesene Ergebnis muss den Funktionen der getesteten Partei entsprechen.
• Die den einzelnen verbundenen Transaktionen zuzurechnenden Umsätze und Kosten sind konsequent getrennt auszuweisen.
• Das segmentierte Ergebnis muss für eine Benchmark-Analyse geeignet sein.

Zu breit gefasste, unternehmensweite Segmente werfen bereits für sich genommen Fragen auf – unabhängig davon, ob der angewandte Verrechnungspreis innerhalb der Fremdvergleichsspanne liegt.

Praxiserfahrungen: Warum scheitern die meisten Unternehmen an der Segmentierung?

Die Beratungspraxis zeigt, dass die Segmentierung kein theoretisches, sondern vor allem ein Daten- und Systemproblem ist. Die Rechnungswesen- und Controllingsysteme der meisten Unternehmen sind nicht auf die Logik konzerninterner Transaktionen ausgerichtet, sondern folgen der Struktur rechtlicher Einheiten, Kostenstellen oder Geschäftsbereiche.

Dieses Problem tritt insbesondere auf der Kostenseite hervor. Die Trennung der direkten Kosten ist in vielen Fällen nicht vollständig, während die Zuordnung der indirekten Kosten häufig auf nachträglichen Schätzungen oder vereinfachten Verteilungsschlüsseln beruht. Solche Methoden sind oftmals nicht reproduzierbar und lassen sich im Rahmen einer NAV-Prüfung nur schwer begründen und verteidigen.

Bei vielen Mandanten orientiert sich die Segmentierung daher nicht an der Frage „Was ist wirtschaftlich sachgerecht?“, sondern vielmehr daran, „welche Daten verfügbar sind“. Die neue Verordnung stellt jedoch ausdrücklich die wirtschaftliche Realität über administrative Zweckmäßigkeit.

Warum ist die Segmentierung im Jahr 2025 besonders risikobehaftet?

Eine Besonderheit des Steuerjahres 2025 besteht darin, dass Steuerpflichtige die neue Verordnung nur für Zwecke der lokalen Dokumentation vorzeitig anwenden können, während für die Verrechnungspreis-Datenerhebung weiterhin die bisherigen Regelungen maßgeblich sind. Dadurch können den Berechnungen leicht unterschiedliche Regelungslogiken zugrunde liegen.

So kann es beispielsweise vorkommen, dass der Steuerpflichtige in der lokalen Dokumentation bereits eine segmentierte Gewinn- und Verlustrechnung nach den Vorgaben der neuen Verordnung darstellt, während die ATP-Formulare noch mit Daten auf Unternehmensebene ausgefüllt oder in einer abweichenden Gliederung eingereicht werden. Da die Risikoanalyse der NAV in erster Linie auf den ATP-Daten basiert, führt eine unterschiedliche Berechnungslogik zu einem erhöhten Erklärungsbedarf und einem gesteigerten Prüfungsrisiko. An diesem Punkt sind Mängel in der Segmentierung unmittelbar mit den Risiken der Verrechnungspreis-Datenerhebung verknüpft.

Der enge Zusammenhang zwischen Segmentierung und der Benchmark-Analyse

Die Qualität der Segmentierung bestimmt unmittelbar die Verwendbarkeit der Benchmark-Analyse. Für ein zu breit gefasstes Segment lassen sich nur schwer geeignete unabhängige Vergleichsunternehmen finden, während eine künstlich geschaffene, übermäßig fragmentierte Segmentierung zu einem verzerrten Bild der Profitabilität führen kann.

Der Praxistest lässt sich auf eine einfache Frage reduzieren: Würde es auf dem Markt ein unabhängiges Unternehmen geben, das ausschließlich diese Tätigkeit in dieser Form ausübt?

Lautet die Antwort nicht eindeutig „Ja“, ist eine Anpassung der Segmentierung mit hoher Wahrscheinlichkeit erforderlich.

Die Segmentierung duldet keinen Aufschub.

Mit der Einführung der neuen Verrechnungspreisverordnung ist die Segmentierung zu einem Eckpfeiler der Verrechnungspreis-Compliance geworden. Im Übergangsjahr 2025 ist sie mit einem besonders hohen Risiko verbunden, da die Verrechnungspreisdokumentation, die Verrechnungspreis-Datenerhebung sowie die Benchmark-Analyse nach unterschiedlichen Regelwerken erstellt werden müssen.

Der sicherste und zugleich zukunftsorientierteste Ansatz besteht darin, dass Unternehmen bei der Erfüllung ihrer Verrechnungspreispflichten für das Steuerjahr 2025 zunächst ihre Segmentierungslogik überprüfen und stabilisieren und erst anschließend über eine vorzeitige Anwendung der neuen Verrechnungspreisverordnung entscheiden. In den meisten Fällen überwiegen die damit verbundenen Risiken die kurzfristigen administrativen Vorteile.

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