Wie können F&E-Aktivitäten in Ihrem Unternehmen identifiziert werden?

Die Identifizierung von Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten (F&E) kann verschiedene Bedeutungen haben. Zum einen geht es darum, innerhalb der Unternehmensprozesse diejenigen Tätigkeiten zu erkennen, die als Forschung und Entwicklung einzustufen sind und somit für Förderungen oder steuerliche Vergünstigungen infrage kommen. Zum anderen kann damit die offizielle Einstufung einer potenziellen F&E-Tätigkeit durch das Nationale Amt für Forschung, Entwicklung und Innovation (NKFIH) gemeint sein. Schließlich müssen nach einer entsprechenden Bestätigung die tatsächlich auf die F&E-Tätigkeit entfallenden Kosten von den übrigen Unternehmensaufwendungen abgegrenzt werden.

Entwickeln Sie Produkte? Optimieren Sie Methoden im Rahmen Ihrer Kerntätigkeit? Dann könnte auch Ihr Unternehmen Anspruch auf F&E-Steuervergünstigungen haben.

In früheren Beiträgen haben wir bereits die Merkmale echter Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten vorgestellt. Die konsequente Anwendung dieser Kriterien ist erforderlich, um F&E-Aktivitäten innerhalb eines Unternehmens eindeutig zu identifizieren. Dabei ist wichtig zu betonen, dass eine F&E-Tätigkeit weder zu einer patentierten Erfindung führen noch ausschließlich Grundlagenforschung oder bahnbrechende Entdeckungen umfassen muss. Auch die Weiterentwicklung eines Produkts – beispielsweise mit dem Ziel, dessen Energieeffizienz zu verbessern – oder die Entwicklung eines neuartigen Geschäftsprozesses, der auch von anderen genutzt werden kann, kann als F&E gelten.

Vorläufige Einstufung von F&E-Aktivitäten

Derzeit werden Vorabbescheinigungen für F&E-Aktivitäten nicht mehr vom Ungarischen Amt für geistiges Eigentum, sondern vom Nationalen Amt für Forschung, Entwicklung und Innovation (NKFIH) ausgestellt. Obwohl diese Bescheinigungen rechtlich nicht bindend sind, empfiehlt es sich dennoch, sie einzuholen, da sich auch die Steuerbehörde im Rahmen eines Verfahrens auf die fachliche Einschätzung des NKFIH stützt. Auch wenn aufgrund organisatorischer Veränderungen Anpassungen in diesem Bereich möglich sind, ist davon auszugehen, dass Innovation weiterhin staatlich unterstützt wird und ein System zur Vorabqualifizierung von F&E-Projekten in irgendeiner Form bestehen bleibt.

Identifizierung von F&E-Aktivitäten

Die Identifizierung und Abgrenzung von F&E-Aktivitäten erfolgt auf Grundlage des sogenannten Frascati-Handbuchs. Demnach umfasst Forschung und Entwicklung jede systematisch durchgeführte schöpferische Tätigkeit, die auf die Erweiterung des vorhandenen Wissensbestands abzielt. Dies betrifft nicht nur naturwissenschaftliche, technische und technologische Erkenntnisse, sondern auch Wissen über Menschen, Kultur und Gesellschaft sowie die Entwicklung neuartiger Anwendungen zur Beseitigung bestehender wissenschaftlicher oder technischer Unsicherheiten.

Von zentraler Bedeutung ist dabei, dass die Ergebnisse einer F&E-Tätigkeit von anderen genutzt und/oder reproduziert werden können. Während wissenschaftliche Forschungseinrichtungen kontinuierlich neues Wissen generieren, müssen Unternehmen Innovationen stets vor dem Hintergrund des bereits vorhandenen Wissensstandes betrachten. Unternehmen produzieren in der Regel Waren oder erbringen Dienstleistungen auf Basis bestehender Kenntnisse. Treten jedoch Fragestellungen oder Probleme auf, für die keine verfügbaren oder einfach adaptierbaren Lösungen existieren, kann die Entwicklung neuen Wissens erforderlich werden. Wichtig ist dabei, dass die Projektergebnisse nicht nur für das betreffende Unternehmen neu sind, sondern auch für die jeweilige Branche einen Neuheitswert besitzen. Können Lösungen aus anderen Branchen unverändert oder mit geringfügigen Anpassungen übernommen werden, handelt es sich in der Regel nicht um F&E. Werden im Rahmen der Anpassung jedoch neuartige Lösungen entwickelt, kann die Tätigkeit durchaus als Forschung und Entwicklung eingestuft werden.

Wenn ein Unternehmen erkennt, dass bestimmte Aktivitäten auf die Gewinnung neuer Erkenntnisse oder die Entwicklung neuer Lösungsansätze abzielen, und eine offizielle Einstufung anstrebt, muss überzeugend dargestellt werden, inwiefern die angestrebten Erkenntnisse gegenüber dem aktuellen nationalen und internationalen Wissensstand einen Fortschritt darstellen. Dazu sollten relevante Fachliteratur sowie Veröffentlichungen zu den eingesetzten Verfahren herangezogen werden.

Beispielsweise muss ein Unternehmen, das einen Elektromotor entwickeln möchte, der bei gleichem Gewicht eine höhere Leistung und größere Reichweite als bestehende Modelle bietet, zunächst die aktuell verfügbaren Lösungen analysieren und die Projektziele im Vergleich dazu definieren. Diese Ziele sollten realistisch erreichbar sein, ihre Umsetzung darf jedoch für Fachleute nicht offensichtlich sein.

Der Erfolg eines F&E-Projekts ist mit Unsicherheit verbunden

Ein wichtiger Indikator für Neuartigkeit und wissenschaftlich-technische Unsicherheit ist das Risiko des Projekterfolgs. Wenn nicht mit Sicherheit gesagt werden kann, ob ein Projekt erfolgreich sein wird – obwohl alle verfügbaren Kenntnisse und Kompetenzen eingesetzt werden –, spricht dies dafür, dass unbekanntes Terrain betreten wird und somit eine F&E-Tätigkeit vorliegt.

Von wissenschaftlicher oder technischer Unsicherheit spricht man dann, wenn nicht bekannt ist, ob etwas wissenschaftlich möglich, technisch umsetzbar oder praktisch realisierbar und messbar ist.

Ein Beispiel aus den Geistes- und Sozialwissenschaften verdeutlicht dies: In der Fachliteratur ist der Zusammenhang zwischen Bewältigungsstrategien und emotionaler Intelligenz bekannt. Unklar ist jedoch, welchen Einfluss diese Faktoren auf die Wirksamkeit von Führungskräften haben. Ein Forschungsprojekt zur Untersuchung dieser Fragestellung könnte die Grundlage für neue Methoden und Verfahren schaffen und wäre daher als F&E einzustufen.

Für die Einstufung einer Tätigkeit ist es unerheblich, ob das Projekt letztlich erfolgreich ist oder scheitert. Auch erfolglose Projekte können als Forschung und Entwicklung gelten, sofern sie auf die Gewinnung neuer Erkenntnisse oder die Beseitigung bestehender Unsicherheiten ausgerichtet waren.

F&E erfordert Systematik, Dokumentation und Reproduzierbarkeit

F&E-Aktivitäten müssen systematisch dokumentiert werden. Darüber hinaus wird erwartet, dass die Ergebnisse reproduzierbar oder für andere zugänglich sind. Da Unternehmen ihre Ergebnisse häufig als Geschäftsgeheimnisse behandeln oder durch gewerbliche Schutzrechte absichern, kann die Reproduzierbarkeit auch innerhalb des Unternehmens gewährleistet werden, etwa durch andere Forscherinnen und Forscher oder Fachkräfte.

Förderung von F&E-Aktivitäten durch Steuervergünstigungen und direkte Unterstützung

Anreize und direkte Förderungen für F&E-Projekte im ungarischen Steuersystem

Prüfung der Rechtmäßigkeit von steuerlichen Forschungs- und Entwicklungsförderungen

F&E oder nicht F&E? Abgrenzung einzelner Tätigkeiten innerhalb eines Projekts

Nachdem echte F&E-Aktivitäten identifiziert wurden, sollten die einzelnen Projektbestandteile danach unterschieden werden, ob sie ausschließlich dem Erreichen des Forschungs- und Entwicklungsziels dienen oder ob das Projekt auch ohne sie durchgeführt werden könnte.

Ein F&E-Projekt umfasst häufig Tätigkeiten, die für sich genommen nicht als Forschung und Entwicklung gelten, aber dennoch einen untrennbaren Bestandteil des Gesamtprojekts darstellen. Solche Aktivitäten dürfen nicht automatisch vom F&E-Bereich ausgeschlossen werden, wenn sie für die Erreichung der Projektziele notwendig sind.

Bei bestimmten Tätigkeiten ist eine Einzelfallprüfung erforderlich. Dazu zählen beispielsweise Datenverarbeitung oder Marktforschung. Beide gelten für sich genommen nicht als F&E, können jedoch als integraler Bestandteil eines Forschungsprojekts durchaus als F&E eingestuft werden.

Bautätigkeiten hingegen gelten grundsätzlich nicht als Forschung und Entwicklung – selbst dann nicht, wenn eine Anlage speziell für Versuchszwecke errichtet wird. Dies liegt daran, dass die errichtete Infrastruktur nach Projektabschluss in der Regel anderweitig genutzt werden kann.

Auch Bildungs- und Schulungsmaßnahmen müssen differenziert betrachtet werden. Ein Hochschulstudium kann zwar Voraussetzung für spätere Forschung sein, ist jedoch zu allgemein ausgerichtet, um als F&E zu gelten. Werden Mitarbeitende hingegen gezielt für die Durchführung eines konkreten Forschungsprojekts oder Experiments geschult, kann dies Teil der F&E-Tätigkeit sein. Gleiches gilt für Projekte, deren Ziel die Entwicklung innovativer Lehr- oder Ausbildungsmethoden ist.

Bei der Bewertung einzelner Aktivitäten hilft es grundsätzlich, den Aspekt der Neuartigkeit im Blick zu behalten. Externe Evaluierungen, Benchmarking, Softwareentwicklung, Datenanalyse oder sozialwissenschaftliche Untersuchungen können F&E darstellen, wenn sie der Entwicklung neuer Methoden oder der Gewinnung neuer Erkenntnisse dienen. Werden lediglich bekannte Methoden angewendet, liegt in der Regel keine F&E-Tätigkeit vor.

Verwaltungs-, Unterstützungs- und sonstige indirekt forschungsfördernde Tätigkeiten gelten grundsätzlich nicht als Forschung und Entwicklung. Hierzu zählen unter anderem Transport, Lagerhaltung, Reinigung, routinemäßige Instandhaltung, Sicherheitsdienste sowie zentrale Finanz- und Personalverwaltungsaufgaben. Die Wartung von Forschungsinfrastrukturen kann hingegen als F&E-relevante Tätigkeit angesehen werden.

Bestimmte Aktivitäten vor der Markteinführung eines neuen Produkts können teilweise noch der Forschung und Entwicklung zugeordnet werden, werden nach Beseitigung der wissenschaftlichen oder technologischen Unsicherheiten jedoch zu Routinetätigkeiten. Dies betrifft beispielsweise die Herstellung von Prototypen, Pilotproduktionen oder die Organisation von Produktionsabläufen. In solchen Fällen ist stets zu prüfen, ob noch ein Innovations- oder Unsicherheitsaspekt vorliegt.

Auch Maßnahmen zur Weiterentwicklung kommerzieller Aktivitäten können F&E sein, sofern sie auf die weitere Verbesserung eines Produkts, einer Dienstleistung oder eines Verfahrens abzielen. Sobald das Produkt oder Verfahren jedoch als fertig entwickelt gilt und die Maßnahmen primär der Markterschließung dienen, handelt es sich nicht mehr um Forschung und Entwicklung.

Zusammenfassend liegt der Schlüssel zur Identifizierung von F&E-Aktivitäten in einer klaren Abgrenzung der einzelnen Tätigkeiten anhand ihrer Zielsetzung und ihres Innovationsgehalts. Unternehmen müssen beurteilen, ob eine Tätigkeit tatsächlich auf die Gewinnung neuer Erkenntnisse, die Entwicklung innovativer Lösungen sowie die Beseitigung wissenschaftlicher oder technologischer Unsicherheiten ausgerichtet ist. Ebenso ist zu prüfen, wie eng einzelne Aufgaben mit dem Forschungsprozess verbunden sind und ob ein Produkt oder eine Dienstleistung bereits als fertig entwickelt betrachtet werden kann oder sich noch in einer Phase wissenschaftlicher beziehungsweise technischer Unsicherheit befindet. Eine korrekte Einordnung kann Unternehmen dabei helfen, Fördermöglichkeiten und steuerliche Vorteile im Bereich Forschung und Entwicklung optimal zu nutzen.