Prüfung der Rechtmäßigkeit von steuerlichen Forschungs- und Entwicklungsförderungen

In unseren früheren Artikeln haben wir Unternehmen dazu ermutigt, innerhalb ihrer Tätigkeiten Forschungs- und Entwicklungsprojekte (F&E-Projekte) zu identifizieren und die verfügbaren Steuervergünstigungen zur Finanzierung ihrer Aktivitäten zu nutzen. Daran halten wir weiterhin fest. In diesem Beitrag möchten wir jedoch auch zur Vorsicht mahnen.

Denn wie bei jeder Förderung gilt auch für F&E-Anreize, dass Steuervergünstigungen ausschließlich für tatsächlich durchgeführte Projekte in Anspruch genommen werden dürfen, die den Kriterien einer Forschungs- und Entwicklungstätigkeit entsprechen. Zudem müssen sämtliche relevanten Sachverhalte mit Blick auf eine mögliche spätere Prüfung sorgfältig dokumentiert werden. Zur Vermeidung von Sanktionen empfiehlt es sich, Projekte durch Experten bewerten zu lassen und für die ordnungsgemäße Dokumentation sowie die steuerliche Berechnung die Unterstützung eines Steuerberaters in Anspruch zu nehmen.

Steuerprüfungen von betrieblichen F&E-Projekten

Am häufigsten erfolgt eine nachträgliche Überprüfung der Rechtmäßigkeit von F&E-Steuervergünstigungen. Allerdings sind auch Compliance-Prüfungen laufender Projekte nicht ausgeschlossen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Steuerprüfung und einer Compliance-Prüfung?

Eine Compliance-Prüfung kann bereits während eines laufenden Besteuerungszeitraums eingeleitet werden; es ist nicht erforderlich, das Ende des betreffenden Zeitraums abzuwarten. Darüber hinaus ist eine Compliance-Prüfung in der Regel gezielter und schneller. Sie führt nicht zu einem „abgeschlossenen Prüfungszeitraum“, sodass dieselbe Angelegenheit erneut überprüft werden kann. Im Gegensatz dazu kann eine Steuerprüfung für denselben Zeitraum grundsätzlich nur einmal durchgeführt werden, von seltenen Ausnahmen wie einer Nachprüfung oder Wiederholungsprüfung durch die Steuerbehörde abgesehen. Während oder nach einer Compliance-Prüfung besteht weiterhin die Möglichkeit, eine Selbstkorrektur der Steuererklärung einzureichen. Stellt die Behörde im Rahmen der Compliance-Prüfung Versäumnisse fest, werden diese in einem Protokoll dokumentiert. Sie darf jedoch keine belastenden Feststellungen treffen und keine Steuernachforderung festsetzen; allenfalls kann sie ein Versäumnisbußgeld verhängen. Allerdings kann sie anschließend eine nachträgliche Steuerprüfung anordnen. Die Differenz zwischen der erklärten bzw. gemeldeten und der nicht erklärten bzw. nicht gemeldeten Steuer oder staatlichen Förderung kann nur im Rahmen einer Steuerprüfung festgestellt werden.

Welche Verfahrensart die Behörde wählt, hängt von der Bewertung der Risiken sowie von der Steuerehrlichkeit und Compliance-Bereitschaft des Steuerpflichtigen ab. Unabhängig von der Art der Prüfung liegt die Beweislast beim Steuerpflichtigen. Dieser muss nachweisen, dass die Steuervergünstigungen rechtmäßig in Anspruch genommen wurden und die betreffenden Tätigkeiten zu Recht als Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten eingestuft wurden.

Methoden der Steuerprüfung

Die Behörde kann:

• eine Vor-Ort-Prüfung durchführen,
• Erklärungen von Steuerpflichtigen, Subunternehmern und Non-Profit-Organisationen anfordern,
• verbundene Prüfungen bei den am Projekt beteiligten Akteuren durchführen,
• die F&E-Dokumentation prüfen.

Was prüft die Behörde bei einer F&E-Förderung?

• Ob die F&E-Tätigkeit tatsächlich als eigene Forschungs- und Entwicklungstätigkeit einzustufen ist. Dabei wird insbesondere der Inhalt der F&E-Vereinbarungen geprüft.
• Ob die für den betreffenden Zeitraum angesetzten F&E-Kosten korrekt erfasst wurden.

Typische Fragen im Rahmen einer Steuerprüfung

• Wer hat das F&E-Projekt vorgeschlagen?
• Wurde die Initiative dokumentiert?
• Welches technische, finanzielle oder strategische Ziel verfolgte die F&E-Tätigkeit?
• Wie fügt sich das F&E-Projekt in die strategischen Ziele des Unternehmens ein?
• Verfügt das Unternehmen über einen Strategieplan und ist die Umsetzung des F&E-Projekts darin enthalten?
• Aus welchen Ressourcen wird die F&E-Tätigkeit finanziert?
• Wie viele Personen sind daran beteiligt?
• Wer hat wie viel Zeit für die einzelnen Arbeitsschritte aufgewendet?
• Wie wurde das Projekt dokumentiert?
• Wie wurde die abgeschlossene und erfolgreiche Tätigkeit dokumentiert, und entspricht dies den fachlichen Standards? Nicht in jedem Fall wird ein Patent angemeldet; mitunter werden die Ergebnisse durch Geheimhaltungsmaßnahmen geschützt.
• Hat das Unternehmen selbst eine Überprüfung des Projekts vorgenommen und wurden dabei Anmerkungen oder Erkenntnisse dokumentiert?
• Wurden die wirtschaftlichen Vorgänge ordnungsgemäß erfasst?

Förderung von F&E-Aktivitäten durch Steuervergünstigungen und direkte Unterstützung

Anreize und direkte Förderungen für F&E-Projekte im ungarischen Steuersystem

Wie können F&E-Aktivitäten in Ihrem Unternehmen identifiziert werden?

Was sind die häufigsten Fehler bei F&E-Projekten?

• Bestimmte Kosten stehen nicht in direktem Zusammenhang mit der F&E-Tätigkeit.
• Die erstellte F&E-Studie enthält keine „Neuheit“.
• Die Kosten sind nicht im Interesse des Unternehmens entstanden.
• Das im Rahmen der F&E-Tätigkeit entwickelte Wirtschaftsgut oder immaterielle Gut wurde aktiviert bzw. in das Vermögen aufgenommen. Im Fall einer Aktivierung kann ein steuerlicher Abzug höchstens in Höhe der Abschreibung geltend gemacht werden.

Welche Möglichkeiten lassen Unternehmen am häufigsten ungenutzt?

Die nachfolgend genannten „Fehler“ führen zwar in der Regel nicht zu Sanktionen durch die Steuerbehörde, bedeuten jedoch, dass das Unternehmen Chancen zur Risikominimierung oder Finanzierung ungenutzt lässt.

• Eine behördliche Qualifizierung des F&E-Projekts wird nicht eingeholt, obwohl dadurch spätere Prüfungsrisiken reduziert werden könnten.
• Unternehmen nutzen nicht die Möglichkeit der Aktivierung von Kosten, obwohl dies aufgrund der zeitlichen Begrenzung des Verlustvortrags wichtig sein kann. Dadurch könnten Kosten zeitlich weiter in die Zukunft verlagert werden.
• Neben der Verbuchung von F&E-Kosten zulasten des Vorsteuerergebnisses könnten weitere steuerliche Abzugsmöglichkeiten genutzt werden. Oft geschieht dies jedoch nicht, weil Unsicherheit hinsichtlich der Einstufung als F&E-Tätigkeit besteht.

Zum Abschluss unserer Artikelserie möchten wir noch einmal daran erinnern, was unter Forschungs- und Entwicklungstätigkeit zu verstehen ist. Es handelt sich um eine schöpferische Tätigkeit mit dem Ziel, vorhandenes Wissen zu erweitern, neue Anwendungen zu entwickeln sowie wissenschaftliche oder technische Unsicherheiten zu beseitigen. Dabei wird erwartet, dass die Tätigkeit neuartig ist und unter Anwendung wissenschaftlicher Methoden, mit entsprechender Fachkompetenz, planmäßig und dokumentiert durchgeführt wird. Unter Berücksichtigung dieser Kriterien lassen sich F&E-Projekte innerhalb der eigenen Geschäftstätigkeit erkennen. Ebenso gravierend wie das Übersehen solcher Projekte und damit das Versäumen steuerlicher Vorteile ist es jedoch, gewöhnliche Arbeitsabläufe fälschlicherweise als F&E-Tätigkeit einzustufen. Mit einem kompetenten Berater lassen sich beide Fehler vermeiden.